Переваги впровадження

В наші дні багато хто веде розмови про електронний документообмін, про те, що це зручно, швидко та вигідно. Справді, багато великих організацій - Галнафтогаз, Vodafone, Vega, Епіцентр, ДТЕК, Socar, Billa та багато інших - почали використовувати відправку рахунків, актів та інших первинних документів в електронному вигляді. 

Але, на жаль, поки що мало хто з менших організацій задумується над тим, як у своїй організації розпочати відправку власних первинних документів. Хоча це цілком реально зробити і отримувати бонуси від використання електронного документообміну.

Для прикладу, можемо навести ситуацію з нашими контрагентами. Ще в червні 2017 року ТОВ “БІЗНЕС-БАЛАНС” повністю перейшов на електронний документообмін на базі програми “M.E.Doc” і від того часу ми надсилаємо нашим контрагентам первинні документи в електронному вигляді. 

Практично усі приймають і затверджують їх, тобто вже частково користуються електронним документообміном. Але коли справа доходить до відправки, то переважна більшість із цих контрагентів переходять на звичні конверти або кур’єрські служби.

Давайте ми спробуємо навести переваги електронного документообігу (ЕДО), які відчули на власному досвіді і можливо це додасть вам ще більше аргументів, щоб все-таки перейти на ЕДО:

• Можливість обміну між контрагентами не тільки ПН, але і  актами, рахунками, договорами та іншими документами;
• Можливість створення індивідуального шаблону первинного документу (наприклад, шаблон рахунку на оплату, шаблон договору та ін.);
• Гарантована доставка документів контрагенту за рахунок окремого серверу документообігу;
• Захист інформації – документи, які Ви відправляєте контрагентам, зможе прочитати лише той контрагент, якому призначений документ, завдяки шифруванню КЕП (кваліфікованим електронним підписом);
• Відміна печаток: електронний підпис (без печатки) дає вам більшу гарантію, ніж просто підпис живий без печатки, який потрапив до вас не відомо через які руки;
• Економія часу та грошей на дорогу;
• Економія грошей на папір;
• Економія часу та грошей на картриджі, їх заправку та обслуговування;
• Економія грошей на обслуговування принтера;
• Економія грошей на марках;
• Економія грошей на послугах кур’єра.

Оскільки є певні нерозуміння та побоювання запровадження повноцінного електронного документообміну, ми вирішили трішки пролити світло і обговорити питання, які найчастіше виникають.

Питання та проблеми, які найчастіше виникають при переході на Електронний документообмін:

1. Не вміння / не бажання працювати з електронними первинними документами

Для прикладу, в “M.E.Doc” відправка документу займає два-три кліки. Проте, набагато "легше" робити це в паперовому вигляді. Тут все просто: спочатку ти роздруковуєш необхідний документ, проходиш квест в пошуках директора, підписуєш, пакуєш документи в конверт (якщо не забув його перед тим купити), клеїш марки і вже потім легкою ходою йдеш на пошту.

2. Бояться ступити на стежку невідомості

Страх змін лякає. Деякі користувачі бояться, що це для них додаткова і складна, бо ще не відома робота, яка ляже на їхні плечі. Якщо ми чогось не знаємо, то нам простіше сказати “це не працює”, “це не так”, “це важко”, аніж зібрати всю волю в кулак і остаточно прийняти рішення, що ми це робимо і, власне, почати робити. 

Першим кроком до змін може бути ознайомленням із Законом України “Про електронні документи та електронний документообіг”: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15

Другим кроком може бути ознайомлення із інструкцією по роботі з обраною Вами програмою для електронного документообміну. Якщо Ви використовуєте програму “M.E.Doc”, то читання інструкції можна замінити дзвінком у нашу організацію, яка допоможе в технічних аспектах налагодження процесу обміну документами в електронному вигляді.

3. Не впевнені, що електронний документ на 100% заміняє паперовий

Інколи навіть написана чорним по білому стаття закону не вселяє впевненості і змушує засумніватись: “А якщо я не так зрозумів/ла і щось не так зроблю”. І далі сидимо і чекаємо.

Контрагенти можуть іноді прямо заявляти, що вони хочуть лише паперові документи. Хоча, з власного досвіду можемо сказати, що таких клієнтів одиниці. І після розмови з ними більшість усвідомлює, що електронний документообмін - це безпечно, швидко та законно.

Так, на початках потрібно зрозуміти як це робити і приділити трішки часу і зусиль. Але це потрібно зробити лише 1 раз і використовувати ці знання постійно та ділитись з іншими.

Ось коротенька  “дорожня карта” для впровадження електронного документообміну у вашій організації:

• прийняти рішення і виділити час - без цього, на жаль, жодна справа не зрушується з місця;
• обговорити юридичні питання правильності оформлення документів з юристами - щоб ви одразу створили свої шаблони та свій алгоритм роботи, враховуючи вашу специфіку роботи та ваші первинні документи;
• обговорити технічні питання по впровадженню електронного документообміну на основі програми “M.E.Doc” з обслуговуючою організацією.

Зверніть увагу! Якщо Ви вже використовуєте програму “M.E.Doc” або “СОТА” для відправки звітів, то у Вас автоматично вже є доступ до відправки первинних документів у кількості до 50 штук за календарний місяць безкоштовно, маючи ліцензію лише на модуль “Звітність”.

Якщо Вас цікавлять деталі технічного впровадження та використання електронного документообміну на базі програми “M.E.Doc” - звертайтесь на гарячу лінію ТОВ “БІЗНЕС-БАЛАНС” і ми допоможемо Вам економити Ваші кошти на відправці документів.